Esportazioni

Riseact permette di esportare sostenitori e donazioni in CSV o Excel. L'esportazione non è un report: produce una tabella piatta dei record che corrispondono a un filtro, con le colonne che scegli tu.

Principi

• Scegli le colonne. Ogni esportazione parte da una selezione di colonne. La selezione iniziale riproduce le colonne che l'esportazione produceva prima, quindi se apri la finestra e premi Esporta ottieni il file a cui sei abituato.
• L'identificativo c'è sempre. La colonna con l'id del record viene scritta comunque, anche se non la selezioni, ed è sempre la prima.
• Il file si scarica, non arriva per email. Ogni esportazione viene registrata in Impostazioni > Esportazioni, con i parametri con cui è stata richiesta. L'email di fine lavorazione contiene il link a quella pagina, non il file.
• Solo gli amministratori scaricano. Chi ha il permesso di esportazione può chiedere un'estrazione; solo un amministratore dell'organizzazione può scaricare il file. L'email di esito arriva agli amministratori, con il nome di chi ha fatto la richiesta: chi porta i dati fuori dalla piattaforma deve essere sempre noto.
• Il file dura 30 giorni, poi viene cancellato. L'esportazione resta in elenco come storico, con i filtri e le colonne usate, e non si può eliminare: è il registro di chi ha portato dati fuori dalla piattaforma.
• Un'esportazione per organizzazione alla volta. Finché una è in corso, non se ne può avviare un'altra.

Formati e limiti

Formato	Righe massime	Perché
Excel (XLSX)	100.000	limite del formato stesso: un foglio si ferma a 1.048.576 righe e diventa pesante molto prima
CSV	1.000.000	limite di tempo: oltre, la generazione non rientrerebbe nei tempi del processo

Il controllo avviene subito, quando chiedi l'esportazione: se la ricerca supera il limite lo sai in un secondo, non dopo cinque minuti di attesa. Sopra il milione di righe contatta il supporto tecnico: per estrazioni di quella dimensione prepariamo un'esportazione dedicata.

Il CSV è codificato in UTF-8 con BOM, così Excel apre correttamente le lettere accentate, con la virgola come separatore.

Filtri e segmenti

L'esportazione copre, a scelta:

• tutti i record;
• i record selezionati a mano nella lista;
• i record che corrispondono ai filtri attivi;
• un segmento salvato.

I filtri vengono copiati nell'esportazione nel momento in cui la richiedi: se in seguito modifichi il segmento, l'esportazione già fatta continua a significare quello che significava. Li rivedi nella pagina di dettaglio.

I segmenti esistono sia per i sostenitori sia per le donazioni: sono ricerche salvate, che puoi riusare e riesportare.

Modelli di esportazione

Se esporti sempre le stesse colonne, non c'è motivo di rimetterle a mano ogni volta. Un modello di esportazione è una selezione di colonne salvata sotto un nome, per un tipo di esportazione (sostenitori o donazioni).

Nella finestra di esportazione, sopra l'elenco delle colonne, c'è la tendina dei modelli:

• di partenza è selezionato Campi predefiniti, cioè le colonne che l'esportazione produce se non tocchi niente;
• scegliendo un modello, le colonne diventano quelle del modello;
• se poi cambi anche una sola colonna, la tendina passa a Modello personalizzato: il nome di un modello resta scritto solo finché descrive davvero le colonne selezionate. L'esportazione parte comunque con le colonne che vedi.

I modelli si gestiscono in Impostazioni > Esportazioni > Modelli di esportazione, dove trovi l'elenco con nome, tipo e numero di colonne, e i pulsanti per modificare, duplicare ed eliminare. Crearne uno chiede tre cose in fila: il tipo di esportazione, un nome, le colonne. Il tipo non si cambia dopo, perché le colonne di un'esportazione sostenitori non vogliono dire niente su una di donazioni; se ti serve l'altro tipo, il duplica riapre il modulo e salva un modello nuovo.

Un modello contiene solo nomi di colonne: nessun dato, nessun filtro. Modificarlo o eliminarlo non cambia le esportazioni già fatte, che conservano l'elenco delle colonne con cui sono partite. La colonna con l'identificativo non si salva nel modello: viene scritta comunque.

Per creare e modificare i modelli serve il permesso di esportazione del tipo corrispondente, lo stesso che serve per esportare.

Nomi delle colonne

L'intestazione del file è la chiave della colonna, non l'etichetta tradotta: un file le cui intestazioni cambiano con la lingua di chi ha premuto Esporta non si può dare in pasto a uno script né confrontare con quello del mese prima. Le etichette in italiano le vedi nella finestra di selezione e nella pagina di dettaglio.

I nomi seguono la convenzione dell'importatore: minuscoli, parole separate da spazi. Dove la colonna esiste anche nell'importatore, l'esportazione usa esattamente il suo nome. Le altre colonne portano il prefisso dell'entità da cui provengono (donation , campaign , payment method , payments , last payment ).

Il prefisso supporter segue la forma del file, non il campo:

• nell'esportazione sostenitori le colonne del sostenitore non hanno prefisso, perché sulla riga non c'è altro. Fanno eccezione le statistiche, che sono valori calcolati e non campi, e devono leggersi allo stesso modo nei due file;
• nell'esportazione donazioni tutte le colonne del sostenitore sono prefissate, perché la riga porta anche una donazione, una campagna e un pagamento.

Le uniche colonne con underscore sono custom_<chiave> e privacy_<codice>: la chiave è letterale, esattamente come nell'importatore.

Valori: regole di formato

Gli stessi formati che accetta l'importatore, così il giro esporta, correggi in Excel, reimporta funziona senza rinominare né riformattare niente.

Tipo	Formato
Importi	x.xx, punto come separatore, esattamente due decimali
Date	YYYY-MM-DD
Data e ora	ISO 8601, YYYY-MM-DDTHH:MM:SS+00:00
Booleani	true / false, cella vuota se il valore non è impostato
Tag e altri multivalore	separati da virgola nella stessa cella, tra virgolette
Enumerazioni (tipo donatore, stato, frequenza)	il valore memorizzato, non l'etichetta tradotta

Attenzione: i booleani non sono più SI / NO come nelle vecchie esportazioni. SI / NO non è un valore che l'importatore accetta, e la compatibilità tra i due strumenti conta di più.

Reimportare un file esportato

Vale per l'esportazione sostenitori, a due condizioni:

1. esporta solo le colonne che l'importatore conosce (quelle elencate in Importazioni); una colonna che l'importatore non conosce fa fallire il caricamento, ed è voluto, perché è così che si accorge di un refuso;
2. le colonne con l'identificativo (id, supporter id, donation id) possono restare: l'importatore le ignora di proposito, perché gli id sono nostri e un file non deve poterli imporre.

L'esportazione donazioni non si reimporta così com'è: le sue colonne del sostenitore sono prefissate, quindi l'importatore donazioni non le riconosce. Sono 1:1 solo le colonne della donazione (campaign name, donation external ref, payment method, amount, payment date, donation tags).

Zero record

Una ricerca che non trova niente produce un'esportazione completata con zero righe e il solo file di intestazione. È una risposta legittima a una ricerca, non un errore.